パルシステム生活協同組合連合会　様

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パルシステム生活協同組合連合会

生協パルシステムは、首都圏を中心とした1都11県の13の地域生協のグループです。20年3月現在、162万6千人の組合員が加入。食を中心とした商品の供給や、共済・保険、福祉・電力までと幅広く組合員のくらしに寄り添った事業を展開しています。オリジナル商品は800品目以上。全国トップレベルの380以上の産地と産直協定を結び、組合員・生産者とともに、栽培基準づくりや商品開発に取り組んでいます。

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関係者100人以上のカタログ制作・校正フローを大幅に効率化

- 校正紙出力コスト80%以上削減、転記・集約作業の30%削減を目指して -

紙の出力コストや回覧 / 取り纏め時間の削減

カタログの校正には100名以上の商品担当者が関係し部署も多岐にわたります。チラシのページ数も多いので、紙の出力コストは膨大でした。また、紙での回覧の為、各部署が確認した後の指摘の取り纏めに時間を要していました。こうした背景から関係者が同時にチラシに対して注釈/承認作業が行える仕組みを探していました。APROOVEの導入により、回覧の待ち時間や取り纏め時間の大幅な短縮の他、校正紙出力コストの削減に成功しています。
効率的な進捗把握と締切管理の実現

パルシステム生活協同組合連合会で発行しているカタログの多くは週刊で、媒体数も多いため、複数の企画回が並行して進みます。担当者は、他の業務との調整を行いながら各媒体に赤字を入れるため、リアルタイムでの記入ができないという状況でした。その為、赤字の記載漏れや締切後の対応も多くありました。APROOVEでは関係者の進捗がひとめで確認でき、校正の進捗が把握できるため、締切が徹底されるようになりました。
確認負荷・修正ミスの大幅な削減

ページ数が多い媒体の校正紙は、初校・再校の出力枚数が1企画回で、900枚近くになります。校正紙が膨大にあるので、履歴管理の負荷が非常に高くなっていました。再校や念校時の修正経緯の確認の際は、目視での差分確認となるので、修正漏れのリスクがありました。APROOVEは、履歴管理が容易で、再校や念校時の確認・修正漏れを防ぐことができます。また、チャットや差分検知機能の活用により、認識齟齬や修正ミスを大幅に削減できています。

導入の背景｜担当者様インタビュー

運用や制作環境の変化に対応出来る柔軟性の高さがポイントでした。

オンライン校正の検討は、2019年に業務改善タスクの中の1テーマとして、校正紙出力コストの削減、業務効率化・稼働短縮をめざして始まりました。多くの関係者が絡む業務を「抜本的」に改革することになるため、初期費用を抑えてスモールスタートでき、スキル、年齢、PC環境を問わずブラウザ環境だけで誰でも使える点は、APROOVE採用にあたっての重要なポイントでした。現在6媒体でAPROOVEを利用していますが、今後は組合員向けwebサイトの注文画面ページでも利用したいと考えており、Webサイト校正機能の機能拡張にも期待したいと思います。また、現在はパルシステムグループの各部署での校正に利用していますが、仕入れ先への校正依頼にも活用ができないか検討中です。

毎週発行のチラシ
毎週発行のチラシ
ネット注文限定の時短ごはんセット

活用方法

多数の関係者を巻き込んだ注釈 / 承認フロー

APROOVEは校正用PDFを登録しゲスト招待メールを送付するだけで、招待を受けた担当者はメール内のURLから校正画面にアクセスして注釈指示が行えます。関係者が同時に注釈/承認作業を行うことができるため、回覧待ちの時間が0になったほか、すべての注釈内容は自動的にAPROOVE上に集約されるので、以前は1日かかっていた赤字の取り纏め作業も削減されました。この回覧・集約・転記作業の自動化により「30%前後の工数短縮」のほか、「テレワークの推進」や「校正紙出力コスト80%以上(年間約9万3000枚)の削減」に成功しています。
効率的なプロジェクト管理 / 回覧納期の管理

以前は校正紙を出力し回覧をしていた為、担当者が確認できるタイミングが限られていました。時には他の業務が忙しい時に確認しなければならない事もあるので、赤字の記載漏れや、回覧紙が回ってきたタイミングで記入ができないという状況が発生し、締切後の対応もしばしばありました。APROOVEの「ダッシュボード」機能では、100名を超える関係者の進捗がひとめで確認でき、校正の進捗が把握できること、またそうした状況が校正関係者にも周知されているため、締切の徹底もできるようになりました。
修正点の確認負荷 / 修正ミスの削減

APROOVEは、一つの画面で最新と過去のバージョンを比較することができます。更にデジタル差分検知機能があるので、「最新の商品情報が確実に反映されたか」「意図せず変更された箇所がないか」などが自動で確認できるので、制作全体の効率化と事故防止に役立つ工程を付加することもできました。また、全文検索機能があるので商品番号を入力して掲載箇所を一括検索できます。カタログでは同じ商品を複数のページで掲載しているケースが多く、そうした商品に修正が発生したときには修正漏れが起こりやすいものです。検索結果は一括で表示されるため、効率的で漏れの無い修正指示が可能になりました。
部門間での意思疎通/経緯共有の効率化

初校〜念校と制作が進んでいく中で、商品情報の変更など細かい意見交換が必要な状況も出てきます。以前は打ち合わせや電話など様々な手段で意見交換を行っていたので、変更経緯の共有に無駄がありました。APROOVEはコメント単位でチャットができるため、速やかに変更内容を伝えられ、意図の確認なども行えるので意思疎通がスムーズになりました。細かい確認が必要な際は電話や打ち合わせをする事もありますが、その際も必ずチャットに内容を残す運用にしています。各ステップごとに多くの関係者が関与する為、コメント単位での意思疎通ができ、指摘内容の変更経緯の履歴が残る本機能は欠かせない機能となっています。

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