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基本機能
プロジェクト進行管理／ワークフロー設定
APROOVE WMでは案件を「プロジェクト」として管理します。画面上でプロジェクトを立ち上げることでそのステータスやどんな操作が行われたかのアクティビティを管理することができます。ワークフローを柔軟に設定でき、ダッシュボード画面にアクセスすることで個別のプロジェクト内で送信された依頼(タスク)の数や送信先、タスクの内容、タスクの対応ステータスなどより詳細に案件の状況を確認可能です。
多種多様なデータに対応したオンラインプルーフィング
デザイン、ドキュメント、画像などはもちろんのこと、動画やWebサイトなどのオンライン校正にも対応しています。登録したデータは独自エンジンによって解析され、プレビュー生成されます。あらゆるデータが汎用のWebブラウザでプレビュー確認でき、修正指示や承認ワークフローを行うことが可能です。更に長文のテキストに対して修正指示を行う際は、データ内のテキスト情報を抽出することも可能です。
ID／ゲストユーザーによる運用
IDユーザーは進捗管理機能を利用することができ、プロジェクト全体やタスクの進捗を確認できます。修正指示や確認、承認はゲストユーザーとして招待できます。ゲストユーザーの発行数に上限はないため、関係者が大人数の場合も対応が可能です。
完了データのPDF出力・アーカイブ
レビュー・承認が完了したデータについては、そのレビュー履歴をPDFとして出力することが可能です。レビュー時の修正指示やコメント、それに続くやり取りなどを1つのPDFとして出力し、アーカイブ保存することができます。
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プロジェクトマネジメント
プロジェクトステータス／案件管理
APROOVE WMではプロジェクトのステータスや操作履歴など、案件のアクティビティー状況を俯瞰して捉えることができます。画面上に表示されるそれぞれのステータスは、導入いただく企業ごとにカスタマイズすることが可能なため、自社の業務フローに合わせたリアルな進行管理を行うことが可能です。
コンフリクト機能によるイレギュラー発生時の柔軟な対応判断
同じ承認権限を持った承認者が複数人いる場合は、承認者によって判断が異なる場合があります。このような場合に、コンフリクト機能により最終判断をスムーズに行うことができます。条件に当てはまったときに「プロジェクト主管者に承認タスクを自動送信して判断を行わせる」、「プロジェクト主管者が承認者に対して再度検討のための期間を再設定する」、「意見が異なる場合には必ず差し戻しとするといったルールの設定」などを適用することが可能です。
プロジェクトキーワード／詳細フィルタ
プロジェクトに対して任意のキーワードを設定することが可能です。これにより、プロジェクトがどのようなものかを簡単に判断することができるようになります。また、特定条件に合致したプロジェクトのみを表示する詳細フィルタ機能もあります。
プロジェクトフォルダ自動振り分け整理
プロジェクトの名称ルールによってプロジェクトフォルダを自動的に整理、振り分けすることができます。これによりアクセスしたいプロジェクトを探すことが容易になります。また、検索してプロジェクトにアクセスすることも可能です。
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スケジュール管理
リアルタイムに反映されるタスク進捗状況・ステータス
レビューや承認のタスクに設定した期日に近づくに連れて、リアルタイムにステータスが変動、反映されます。締め切りの時間までに24時間以上の余裕がある場合は緑色、24時間を切ると黄色、期日を過ぎた場合は赤色、のように期日に応じて安全色から危険色に表示が変化します。また、タスクの回答内容ごとにカラーを指定することもできるため、回答内容に応じて安全色や危険色を設定しておくことで視覚的にも判断がつきやすくすることが可能です。
フォームを利用した担当者／期日の柔軟な設定
多種多様なデータをブラウザ上で確認できるだけではなく、プロジェクトに関わるテキスト、確認・承認対象となるデータの根拠となるデータベースについてもメタデータという形式で保持することが可能です。メタデータの入力フォームはカスタマイズすることも可能なため、利用者にとって入力しやすいよう最適化することができます。フォームやメタデータはIDユーザー、ゲストユーザーごとに閲覧・編集権限を持たせることができます。
タスクスケジュール・期日の再設定
タスクの回答期日は後から再設定することができます。これにより、レビュー・承認しなければならない内容が多く、与えられた期日内に完了しない場合にその期限を柔軟に延長することが可能です。
定期的なアクティビティ通知
IDユーザーごとにアクティビティの通知を設定することが可能です。日次や毎時などの通知するタイミングの他に通知対象として含める操作メニューを設定することができます。
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オートメーション
ワークフロービルダーによる自在な承認フローの設計
導入企業ごとのビジネスプロセスに合わせて、柔軟性の高い承認ワークフローを構築することが可能です。たとえば、承認条件や承認時の回答内容に応じて変更される承認経路の設定や承認に要する期間の設定など、事前に設定されたワークフローに従い、自動で承認フローを進行させることができます。また、ワークフローのテンプレート保存も可能で、案件毎に異なる条件にも柔軟に対応することができます。
多種多様なオートメーションアクション
プロジェクトの状況やタスクの回答内容などを条件トリガーとして発動するオートメーションアクション機能が搭載されています。関係者に通知を送信したり、メタデータの値に応じてフィルタを作成するなどさまざまなアクションがあります。
期日に基づくリマインダー自動送信
各タスクには期日を設定することが可能です。設定した期日の1日前や依頼送信日の2日後といったの時間の条件とタスク進捗状況の条件を組み合わせて自動的にリマインダーを送信することができます。
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オンラインプルーフィング
シーンに応じて使い分ける2種類のチャットコミュニケーションツール
APROOVE WMには2種類のチャットツールが実装されています。データに対する指摘コメントを起点としてスレッド形式でやり取りをするチャットと、プロジェクト全体に関わる内容についてやり取りをするチャットの2つです。特定の人に対してコメントをしたり、プロジェクトに参加しているメンバー全体にコメントすることが可能です。それぞれに利点があり、システム外のメールやチャットツールを利用することなくやりとりができます。
フィルタリング機能によるデータへのアクセス管理・制御
ユーザーごとにデータへのアクセスを制御するフィルタリング機能が実装されています。これにより、レビュー担当者や承認担当者に無関係なデータや指摘コメントを閲覧させることなく、自身に関係のある内容のみ表示されるためスムーズなコミュニケーションを取ることが可能です。自動でユーザーに付与されているフィルタの他にも、アクセスできる内容から更に絞り込みを行うようなフィルタを利用することも可能です。
バージョンデータ管理／差分比較・ハイライト表示
プロジェクトの進行に伴い発生した修正前後のデータについても登録して管理することができます。既存データのバージョンという形で登録することができ、複数のバージョンを登録可能です。登録したデータは画面の右と左で並べて比較表示することができます。また、比較表示の際、一見して変更点や修正点がわからないようなバージョンデータについても変更点を検知することができる機能として、差分のハイライト表示機能があります。
Adobeアプリケーションからの参照
Adobeアプリケーション用のプラグインをインストールすることでInDesignやPhotoshopなどのアプリケーションからAPROOVE WMで管理されているプロジェクトを参照することができます。
インフォメーションタグ機能(任意付与／自動付与)
プロジェクト内のデータや指摘コメントに対して任意、あるいは自動的にタグを付与することができます。フィルタリングに使える他、入力部署の明示化や指摘コメントのステータス表示に利用することができます。
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CIERTO／システム連携
CIERTOとの連携／プロジェクト作成・アーカイブ保存
APROOVE WMはCIERTOと連携することが可能です。CIERTOからプロジェクトを作成することができ、プロジェクトのテンプレートを選択したり、参加者を設定することもできます。プロジェクトが完了したらCIERTOにオリジナルデータとレビュー履歴を抽出したPDFデータをアーカイブ保存できます。
サードパーティ製アプリケーションとのAPI連携
APROOVE WMはRESTful APIを提供し、他システムと容易に統合可能です。さらに、ローコード対応の独自ツール「Concoord」を活用することで、ノーコードの再利用可能なノードやワークフローを使い、サードパーティアプリとの柔軟な連携が可能です。